một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp hà nội (haprosimex group)

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp hà nội (haprosimex group)": http://123doc.vn/document/1053912-mot-so-giai-phap-nham-hoan-thien-cong-tac-thuc-hien-hop-dong-xuat-khau-tai-cong-ty-san-xuat-va-xuat-nhap-khau-tong-hop-ha-noi-haprosimex-group.htm

* Thông tin về thị trường:
- Thông tin về đất nước, con người, tình hình kinh tế, chính trị, xã
hội…
- Thông tin kinh tế cơ bản của thị trường như GDP, GNP, tỷ giá
hối đoái…
- Thông tin về chính sách thương mại.
- Thông tin về cơ sở hạ tầng.
- Thông tin về hệ thống ngân hàng.
- Thông tin về khách hàng, bạn hàng như: năng lực tài chính, khả
năng thực hiện hợp đồng.
- Thông tin về giá quốc tế của mặt hàng xuất khẩu.
1.2.2. Lập phương án kinh doanh
Lập phương án kinh doanh nhằm mục đích giúp cho doanh nghiệp tính
được hiệu quả kinh tế, tiết kiệm chi phí.
Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu của hoạt động xuất khẩu như vì lợi
nhuận, vì quan hệ, vì khai thông thị trường; phải ước tính được các chỉ tiêu về
kết quả hoạt động kinh doanh như doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…để đưa ra các
phương án kinh doanh có tính khả thi nhất.
Doanh nghiệp phải đưa ra nhiều phương án kinh doanh khác nhau để lựa
chọn sao cho phù hợp với điều kiện, khả năng của mình nhất. Tất cả các phương
án đưa ra đều phải đảm bảo tính cụ thể, tính khả thi, tính linh hoạt, tính nhất
quán, tính hợp lý.
1.2.3. Tổ chức thu mua, sản xuất tạo nguồn hàng
Trước khi xuất khẩu doanh nghiệp phải xác định cho được nguồn hàng.
Với các mặt hàng khác nhau thì có những đòi hỏi khác nhau về chất lượng, kiểu
dáng, mẫu mã,…nên doanh nghiệp cần sản xuất thu mua cho phù hợp nếu không
sẽ bỏ lỡ thời cơ, làm mất thị trường xuất khẩu.
5
1.2.4. Giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng
Trên cơ sở đã xác định những thông tin về thị trường, lựa chọn được bạn
hàng, thu mua và sản xuất hàng hóa doanh nghiệp tiến hành xác định thời gian,
địa điểm tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu. Nội dung
giao dịch đàm phán bao gồm:
- Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch mua bán.
- Giao dịch về chất lượng hàng hóa.
- Giao dịch về số lượng.
- Giao dịch về kiểu dáng bao bì.
- Giao dịch về giá cả.
- Giao dịch về địa điểm và thời gian giao hàng.
- Thanh toán và kết thúc hợp đồng.
Theo quy định của hầu hết các quốc gia trên thế giới thì hợp đồng mua
bán hàng hóa quốc tế có thể được ký kết dưới nhiều hình thức khác nhau, kể cả
bằng lời nói. Riêng Luật thương mại Việt Nam (năm 2005) quy định hình thức
của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế phải là văn bản hoặc các hình thức khác
có giá trị pháp lý tương đương.
1.2.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng
Khi hợp đồng đã được ký kết, doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện hợp
đồng. Để thực hiện hợp đồng, thông thường doanh nghiệp xuất khẩu phải thực
hiện các công việc sau:
- Xin giấy phép xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng xuất khẩu
- Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
- Thuê tàu hoặc lưu cước
- Mua bảo hiểm
- Làm thủ tục hải quan
- Giao hàng xuất khẩu
- Thực hiện các thủ tục thanh toán
6
- Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
1.2.6. Đánh giá kết quả hoạt động xuất khẩu
Sau khi kết thúc quá trình thực hiện hợp đồng thì doanh nghiệp tiến hành
đánh giá kết quả hoạt động xuất khẩu dựa trên một số chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại
tệ xuất khẩu, lợi nhuận, doanh lợi, hiệu qua kinh doanh tương đối, hiệu quả sử
dụng vốn, chi phí thực hiện hợp đồng, mức độ rủi do. Từ đó hạch toán lãi lỗ để
lập phương án kinh doanh cho kỳ tới một cách kịp thời nhất.
2. Khái niệm và sự cần thiết của hợp đồng xuất khẩu
2.1 Khái niệm hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là sự
thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định
bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến
hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán
tiền hàng.
Ở Việt Nam, điều 80 Luật Thương mại được Quốc hội khóa IX, kỳ họp
thứ 11 thông qua ngày 10/5/1997, quy định về hợp đồng ngoại thương như sau:
“Hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán
hàng hóa được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là
thương nhân nước ngoài”.
Trong các văn bản quy chế khác của Bộ Thương mại Việt Nam thì hợp
đồng ngoại thương thường có đặc điểm sau:
- Đặc điểm 1: Hàng hóa
Hàng hóa là đối tượng mua bán của hợp đồng, được chuyển ra khỏi đất
nước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Đặc điểm 2: Đồng tiền thanh toán
Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc
đối với cả hai bên.
- Đặc điểm 3: Chủ thể của hợp đồng
7
Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hợp đồng: Chủ thể của hợp đồng
ngoại thương là người mua và người bán phải có cơ sở kinh doanh đăng ký tại
hai quốc gia khác nhau.
2.2 Sự cần thiết của hợp đồng xuất khẩu
Ngày nay sự phát triển kinh tế của một quốc gia không thể tách rời với
các quốc gia khác trên thế giới. Thực tế đã chứng minh rằng các quốc gia không
thể tồn tại tách biệt với thế giới bên ngoài mà có thể đảm bảo đầy đủ điều kiện
vật chất và có thể phát triển. Vì thế cần phải phát triển thương mại quốc tế để
phát triển đất nước.
Tuy nhiên, trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh thương mại
quốc tế nói riêng cũng rất nhiều phức tạp. Mặc dù, đã được bàn bạc, thoả thuận
kỹ nhưng nếu không có hợp đồng thì nhiều khi vẫn có thể bị huỷ bỏ. Điều này
dễ xảy ra nếu thực tế sẽ không có lợi cho một bên nào đó.
Trên thực tế giao dịch bằng miệng nhiều khi vẫn có hiệu lực và bị ràng
buộc. Nhưng nếu có tranh chấp sẽ không có chứng cứ cụ thể để giải quyết.
Trường hợp giao kết bằng điện thoại, telex thông thường phải lưu giữ những nội
dung chào hàng xác định và các thông báo gửi tin ưng thuận, nếu có tranh chấp
thì đó là chứng cứ. Tuy nhiên nếu có tranh chấp xảy ra không có hợp đồng là rất
khó xử. Vì thế trong kinh doanh thương mại quốc tế hợp đồng là rất cần thiết vì:
- Trong kinh doanh thương mại quốc tế giữa các nước với nhau, nếu có
sự khác nhau về chủ thể ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, tôn giáo, tập quán. Đồng
thời có sự hiểu nhầm về thuật ngữ thống nhất đã dùng trong bản hợp đồng. Vì
thế khi có hợp đồng và các điều khoản qui định trong hợp đồng thì các bên có
thể hiểu một cách thống nhất với nhau.
- Hợp đồng là văn bản bằng chứng ghi rõ những điều khoản trên giấy
trắng mực đen và chữ ký của 2 bên tham gia hợp đồng. Vì thế sẽ là căn cứ pháp
lý ràng buộc các bên thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản đã thoả thuận.
Đồng thời nó là cơ sở để thực hiện và kiểm tra việc thực hiện hợp đồng của
doanh nghiệp đã ký kết.
- Hợp đồng sẽ là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp xảy ra nếu như
các bên không thực hiện đúng và đầy đủ trong hợp đồng. Nhằm đảm bảo quyền
và nghĩa vụ của các bên.
8
II. Nội dung của công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Tùy thuộc vào các yếu tố có liên quan mà nội dung công tác thực hiện
mỗi hợp đồng xuất khẩu sẽ khác nhau, tuy nhiên đa số các hợp đồng xuất khẩu
đều có nội dung thực hiện như sau:
1. Xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý
công tác xuất khẩu của các doanh nghiệp trong nước. Vì vậy ngay sau khi ký kết
hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải ngay lập tức chuẩn bị các giấy tờ cần
thiết để xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa đó thuộc diện phải xin giấy
phép) để thực hiện hợp đồng đó.
Giấy phép xuất khẩu ở đây được hiểu là tất cả các giấy phép mà doanh
nghiệp cần phải có để có thể xuất khẩu loại hàng hóa mà doanh nghiệp đã ký kết
trong hợp đồng xuất khẩu.
Thông thường, để xin giấy phép các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ
sơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm các loại giấy tờ sau:
+ Đơn xin giấy phép xuất khẩu
+ Hợp đồng xuất khẩu.
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã số xuất nhập khẩu.
+ Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu và chứng minh năng lực xuất khẩu, các
bản thanh quyết toán của giấy phép cũ, bộ chứng từ chứng minh chất lượng
hàng hóa xuất khẩu.
2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, công ty xuất khẩu phải
tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp
đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng
L/C).
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom
tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng
xuất khẩu.
9
2.1. Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu
Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn.
Trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất
manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp muốn làm thành lô hàng
xuất khẩu, công ty xuất khẩu phải tiến hành thu gom từ rất nhiều cơ sở sản xuất.
Cơ sở pháp lý để làm việc đó ký kết hợp đồng kinh tế giữa công ty xuất khẩu
với các cơ sở sản xuất.
Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng
mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng….
2.2. Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu
Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời,
nhưng đại bộ phận hàng hóa đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình
vận chuyển và bảo quản. Muốn làm tốt được công việc đóng gói bao bì, một mặt
cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần
nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn bao gói thích hợp.
2.2.1. Loại bao bì
Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì. Các loại
thông thường là:
- Hòm (case, box): Dùng cho những hàng có giá trị tương đối cao hoặc
dễ hỏng, dễ vỡ.
- Bao (bag): Dùng cho các sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hóa
chất.
- Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hóa có thể ép gọn mà phẩm
chất không bị hỏng thì đều có thể đóng thành kiện.
- Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng,chất bột và nhiều loại hàng
khác nữa phải đóng vào thùng.
Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có một số loại khác
như: sọt, chai lọ, chum…
10
Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing). Ngoài ra
còn có bao bì bên trong (inner packing), bao bì trực tiếp (immediate packing).
2.2.2. Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói
Yêu cầu chung về đóng gói bao bì ngoại thương là an toàn, rẻ tiền và
thẩm mỹ. Điều đó có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo sự nguyên vẹn về chất
lượng, về chất lượng hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải đảm
bảo hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải đảm bảo thu hút sự chú ý của
người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao bì, công ty xuất khẩu phải xét đến những
điều đã thảo thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hóa.
Ngoài ra cần xét đến những nhân tố dưới đây:
+ Điều kiện vận tải: khi lựa chọn bao bì người ta phải xét đến đoạn
đường dài hay ngắn, phương pháp và thời gian của việc vận chuyển, sự chung
đụng với hàng hóa khác.
+ Điều kiện khí hậu: Đối với những hàng hóa giao cho các nước có độ
ẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30 – 40 độ C, hoặc hàng
hóa đi qua những nước có khí hậu như vậy thì bao bì phải là những loại đặc biệt
bền vững. Thường thường đó là những hòm gỗ hoặc kim khí được hàn hoặc gắn
kín.
+ Điều kiện về luật pháp hoặc thuế quan: ở một số nước, luật pháp cấm
nhập khẩu những hàng hóa có bao bì làm từ những loại nguyên liệu nhất định,
một số nước khác lại cho phép nếu có giấy tờ chứng nhận rằng nguyên liệu sản
xuất bao bì đã được khử trùng. Bên cạnh đó, ở một số nước thuộc khối liên hiệp
Anh, hải quan đòi hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì để
áp dụng các mức thuế suất khác nhau.
+ Điều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọng
lượng cả bao bì hoặc thể tích của hàng hóa. Vì vậy rút bớt trọng lượng bao bì
hoặc thu hẹp thể tích của hàng hóa sẽ tiết kiêm được chi phí vận chuyển.
11
2.3. Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu
Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được
ghi bên ngoài các bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao
nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa.
Việc ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: sáng sủa, dễ đọc, không
phai màu, không thấm nước, không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hóa.
3. Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng, công ty xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng
về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng
hóa xuất khẩu là động vật hoặc thực vật phải kiểm tra về khả năng lây lan bệnh
(tức kiểm dịch động thực vật).
Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở
cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định nhất. Còn việc
kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở
và thực hiện thủ tục quốc tế.
Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do tổ chức “kiểm tra chất lượng sản phẩm”
(KCS) tiến hành. Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm
chính về phẩm chất hàng hóa.
Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực vật (của huyện,
quận hoặc ở nông trường) tiến hành. Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở là phòng
(trạm) thú y (của huyện, quận hoặc ở nông trường) tiến hành.
4.Thuê tàu hoặc lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, việc thuê tàu chở hàng
được tiến hành dựa vào 3 căn cứ sau: Những điều khoản của hợp đồng mua bán
ngoại thương; đặc điểm của hàng hóa được mua bán; và điều kiện vận tải.
Khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF hoặc C
and F (cảng đến) thì doanh nghiệp phải tiến hành việc thuê phương tiện vận tải.
Tùy vào đặc điểm hàng hóa, tính chất kinh doanh…mà doanh nghiệp có
thể lựa chọn một trong các hình thức vận tải sau đây: Vận tải đường biển, vận tải
12
đường không, vận tải đường sắt, vận tải đường bộ, vận tải đa phương thức hoặc
một số hình thức đặc thù khác.
Hiện nay trên thế giới phương tiện vận tải được sử dụng phổ biến nhất là
vận tải đường biển, nó thường chiếm khoảng 60 – 70% lưu lượng hàng hóa được
mua bán trên thế giới. Tiếp đó là vận tải đường không và vận tải đa phương
thức.
Đối với phương thức vận tải đường biển, doanh nghiệp có thể lựa chọn
các hình thức : thuê tàu chuyến, thuê tàu chợ, thuê bao tàu, hoặc vận chuyển
bằng container. Việc lựa chọn hình thức nào là tùy thuộc vào điều kiện giao
hàng, khối lượng hàng xuất khẩu.
Việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về
tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy trong
nhiều trường hợp, công ty xuất khẩu thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho
một công ty hàng hải : công ty thuê tàu và môi giới hàng hải, công ty đại lý tàu
biển…
Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên ủy thác thuê tàu với bên
nhận ủy thác thuê tàu là hợp đồng ủy thác. Có hai loại hợp đồng ủy thác thuê
tàu:
+ Hợp đồng ủy thác thuê tàu cả năm
+ Hợp đồng ủy thác thuê tàu chuyến
Công ty xuất khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hóa để lựa
chọn loại hình hợp đồng thích hợp.
5. Mua bảo hiểm
Hàng hóa chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế
bảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại
thương. Doanh nghiệp xuất khẩu chỉ phải mua bảo hiểm cho hàng hóa khi họ ký
kết hợp đồng mua bán hàng hóa theo điều kiện CIF hoặc CIP và điều kiện của
nhóm D.
13
Để mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, doanh
nghiệp xuất khẩu cần thực hiện một số công việc sau:
+ Liên hệ với các công ty bảo hiểm để lấy hồ sơ quảng cáo các sản phẩm
bảo hiểm.
+ Lựa chọn công ty bảo hiểm,sản phẩm bảo hiểm và loại hình bảo hiểm.
+ Nghiên cứu điều kiện bảo hiểm cần mua (A,B,C).
Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa vào 4 căn cứ sau:
- Các điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương
- Tính chất của hàng hóa
- Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng
- Loại tàu chuyên chở
+ Đến công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu được bảo hiểm cho hàng hóa
chuyên chở và ký kết hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản.
+ Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm
hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần chú ý tới
một số vấn đề cơ bản sau:
Trị giá bảo hiểm: Trị giá bảo hiểm của hàng hóa xuất khẩu được tính
theo công thức sau:
(C+F)
V= 110%CIF = x (a +1)
(1-R)
Trong đó: V là giá trị bảo hiểm; F là cước phí vận tải; C là giá FOB của
hàng hóa; R là tỷ lệ phí bảo hiểm; a là tỷ lệ lời dự tính ( theo thông lệ của quốc
tế: a= 10%).
Tỷ lệ phí bảo hiểm: Đây là chỉ số % dùng để tính phí bảo hiểm cho
hàng hóa xuất khẩu, tỷ lệ này thường dao động từ 2/1000 (hai phần ngàn) đến
2/100 (hai phần trăm) tùy thuộc vào các yếu tố sau:
(1) Đặc điểm tính chất của hàng hóa chuyên chở;
14