LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "thực trạng và giải pháp phát triển hoạt động đàm phán trên lĩnh vực kinh tế và kinh doanh quốc tế ở việt nam trong giai đoạn hiện nay": http://123doc.vn/document/1054759-thuc-trang-va-giai-phap-phat-trien-hoat-dong-dam-phan-tren-linh-vuc-kinh-te-va-kinh-doanh-quoc-te-o-viet-nam-trong-giai-doan-hien-nay.htm
con ngời tiến hành nên nó chịu sự chi phối không những bởi lý trí mà cả tình
cảm, tâm lý cuả họ, chịu ảnh hởng của nền văn hóa, đặc điểm dân tộc và truyền
thống của họ. chỉ có sự kết hợp đợc hài hoà những yếu tố khác nhau và hiểu rõ
tâm lý của đối tác đàm phán thì mới hy vọng đạt đợc thành công.
Thứ năm: Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại
không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu
chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp:
Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: Đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh
giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại. Muốn đánh giá kết quả của
một cuộc đàm phán, trớc hết cần phải xem xét: kết quả cuối cùng của cuộc đàm
phán có đạt kết quả ban đầu không? Mức độ thực hiện cao hay thấp?
Tiêu chuẩn tối u hoá giá thành-chi phí thấp nhất.
Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên.
1.2.2. Những cơ sở của đàm phán trong kinh doanh quốc tế
Ngoài những cơ sở chung nêu trên, đàm phán trong kinh doanh quốc tế
còn phải dựa trên những cơ sở sau đây:
Một là: Đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh nên nó chịu sự
chi phối của các quy luật kinh tế nh quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật
cạnh tranh Đồng thời nó còn chịu sự chi phối của các phơng pháp và thủ thuật
kinh doanh đặc biệt là các phơng pháp cạnh tranh, phơng pháp marketing quốc
tế một nhà đàm phán muốn thành công chắc chắn phải am hiểu các quy luật
kinh tế, các phơng pháp và tủ thuật kinh doanh nói trên.
Hai là: Đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thờng
chịu ảnh hởng của các quan hệ chính trị và ngoại giao. Nếu quan hệ chính trị và
ngoại giao giữa các quốc gia đối tác ở tình trạng hữu hảo và hiểu biết lẫn nhau
thì sẽ tạo thuận lợi cho các cuộc đàm phán này. Thông thờng một cuộc đàm
phán kinh doanh quốc tế chịu sự chi phối của một hiệp định song phơng hoặc đa
phơng nào đó. Các hiệp định này chính là khuôn khổ và hành lang pháp lý cần
thiết đợc quán triệt trong quá trình đàm phán. Các cuộc đàm phán giữa các đối
tác nằm trong một liên kết kinh tế quốc tế sẽ chịu ảnh hởng trực tiếp của những
cam kết giữa các quốc gia thành viên trong liên kết này.
Ba là: Đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thờng
chịu ảnh hởng bởi những biến động lớn của nền kinh tế thế giới và thị trờng thế
giới, nhiều khi những biến động này mang tính đột biến nởi những cuộc khủng
hoảng nh khủng hoảng dầu mỏ, khủng hoảng tài chính-tiền tệ, khủng hoảng sắt
thép hoặc khủng hoảng về mặt chính trị-quân sự. Những biến động quốc tế nói
trên chắc chắn sẽ ảnh hởng đáng để đến các cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế.
1.3. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh quốc tế
Ngoài những đặc điểm của đàm phán nói chung, đàm phán trong kinh
doanh quốc tế tế có một số nét riêng chủ yếu sau đây:
5
Một là: Trong các bên tham gia đàm phán, ít nhất có hai bên có
quốc tịch khác nhau. Đây là điểm phân biệt cơ bản giữa đàm phán kinh doanh
quốc tế tế với đàm phán kinh doanh trong nớc. Từ sự khác nhau về quốc tịch
giữa các bên đàm phán đi tới sự khác nhau về ngôn ngữ, về pháp luật, về văn
hoá, về tâm lý Điều này làm tăng tính phức tạp của đàm phán trong kinh
doanh quốc tế tế.
Hai là: Sử dụng ngôn ngữ và thông tin là phơng tiện chủ yếu trong
đàm phán. Các bên tham gia có quốc tịch khác nhau và thờng sử dịng những
ngôn ngữ phổ thông khác nhau. Do đó, một trong những việc quan trọng cần
phải làm một cách chu đoá là chọn ra đợc một ngôn ngữ chung, có thể sử dụng
một cách thuận tiện cho tất cả các bên trong đàm phán cũng nh khi ký hợp đồng
kinh doanh quốc tế. Điều đó đòi hỏi phải có chuyên gia về ngôn ngữ trong quá
trình đàm phán.
Ba là: Có sự gặp gỡ của các hệ thống luật pháp của các quốc gia
khác nhau trong quá trình đàm phán. Hệ thống luật pháp của mỗi quốc gia phản
ánh và bảo vệ lợi ích của quốc gia đó. Hơn nữa, một số khái niệm cơ bản cũng
nh quy pháp luật của mỗi nớc có sự khác nhau nhất định đa tới sự xung đột pháp
luật giữa các quốc gia. Điều này ảnh hởng rất lớn đén quá trình đàm phán và ký
kết hợp đồng. Việc lựa chọn nguồn luật để điều chỉnh các hợp đồng kinh doanh
quốc tế tế nh luật của nớc bán, luật của nớc mua hoặc luật của một nớc thứ ba
cũng nh việc vận dụng các điều ớc quốc tế tế cần phải đợc cân nhắc và xác định
trong quá trình đàm phán.
Một trong những điểm quan trọng trong đàm phán kinh doanh quốc tế tế
là các bên cần phải thoả thuận và đi đến thống nhất việc chọn ra một hệ thống
luật pháp để áp dụng giải quyết các tranh chấp (nếu có).
Bốn là: Có sự gặp gỡ giữa các nền văn hoá, các phong tục tập quán
khác nhau trong đàm phán kinh doanh quốc tế tế. Mỗi quốc gia thờng có một
nền văn hóa, truyền thống và phong tục tập quán riêng. Vì vậy để có thể thành
công trong đàm phán (có cách ứng xử và ra quyết định chính xác), mỗi bên
tham gia đàm phán cần phải hiểu đợc những nét cơ bản về các yếu tố nói trên
của đối tác. Chẳng hạn khi đàm phán với các đối tác là ngời châu á, chúng ta
cần phải tránh làm mất thể diện của họ(với ngời Nhật và ngời Triều Tiên việc
thể diện có thể dẫn tới hành động tự sát, nhng đối với ngời Mỹ thì việc đó lại
không quan trọng). Chúng ta cũng biết rằng, trong đàm phán ngời Trung Quốc
biết cách nghe và rất kiên định, do đó việc kéo dài thời gian đàm phán đối với
họ không quan trọng, còn ngời Mỹ thờng hay nói nhiều và lại không muốn kéo
dài thời gian đàm phán
1.4. Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán
Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn giản hay phức tạp,
căng thẳng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắnđiều đó còn phụ thuộc vào năng lực
của ngời đàm phán, đối tợng đàm phán, thế của các bên, bối cảnh đàm phán
Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những nguyên tắc, kinh nghiệm
của ngời khác vào cuộc đàm phán của mình. Nói nh vậy không có nghĩa là đàm
phán không có nguyên tắc, vẫn có những nguyên tắc cơ bản cần nắm vững, nếu
không sữ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của mình. Những nguyên tắc đó là:
6
Đàm phán là một sự việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng
có thể thoái lui hay từ chối tham dự đàm phán.
Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi
thoả thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt đợc một thoả thuận mới thoả mãn cả
đôi bên.
Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ đợc quyết định
khi có thoả thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phơng bởi một
bên thì không cần xảy ra đàm phán.
Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. thời
gian có ảnh hởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hởng trực tiếp dến kết
quả cuối cùng của đàm phán.
Một kết cục thành công của đàm phán không phải là giành thắng lợi
bằng mọi giá mà là đạt đợc điều mà cả hau bên đều mong muốn.
Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những ngời
ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hởng quyết định đến tiến trình đàm phán.
1.5. Phân loại đàm phán
Trong thực tế, có rất nhiều loại hình đàm phán khác nhau. Việc phân loại
đàm phán có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau, dới đây là một số cách
phân loại đàm phán thờng hay sử dụng:
Căn cứ thêo số bên tham gia có 3 loại:
Đàm phán song phơng.
Đàm phán đa phơng.
Đàm phán theo nhóm đối tác.
Căn cứ theo thời gian tiến hành đàm phán:
Đàm phán dài hạn(vòng đàm phán).
Đàm phán một lần.
Căn cứ theo nội dung đàm phán:
Đàm phán kinh tế.
Đàm phán chính trị.
Ngoại giao
Căn cứ theo phạm vi của giải pháp:
Đàm phán trọn gói: là đàm phán đi tới giải pháp mang tính chất tổng
thể bao gồm các công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau và có liên quan với
nhau.
7
Đàm phán từng phần.
Căn cứ theo chủ thể:
Đàm phán ở cấp vĩ mô.
Đàm phán ở cấp vi mô.
2. Các yếu tố của đàm phán
Đàm phán diễn ra trong những điều kiện khách quan và chủ quan khác
nhau, trong không gian, thời gianvới những ý đồ và mong muốn của mỗi bên
cùng với năng lực chuyên môn, sự am hiểu đời sống xã hội khác nhau. Do đó,
khi xem xét đánh giá và tổ chức một cuộc đàm phán ngời ta thờng lu tâm đến
những yếu tố cơ bản sau đây:
2.1. Bối cảnh của đàm phán
Nội dung của bối cảnh đàm phán bao gồm các yếu tố khách quan về tình
hình chính trị, kinh tế,xã hội, trong đó những yếu tố kinh tế có ảnh hởng trực
tiếp dến đàm phán kinh doanh quốc tế. Các yếu tố kinh tế bao gồm: tình hình
sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung-cầu trên thị trờng, tình hình tăng trởng hay
suy thoái, tình hình gía cả và lạm phát, các yếu tố ngoại lai(chiến tranh, thiên
tai). Điều quan trọng là các nhà đàm phán cần nắm bắt đợc chiều hớng biến
động của các yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hởng của chúng trong tơng lai.
Nếu xét theo phạm viảnh hởng trong đàm phán ngời ta còn quan tâm đến
bối cảnh chung và bối cảnh riêng. Bối cảnh riêng là bối cảnh của từng bên(bối
cảnh nội tại), có ảnh hởng trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch, yêu cầu của từng bên.
Bối cảnh chung và bối cảnh riêng có mối quan hệ với nhau, nhng bối cảnh riêng
thờng có ảnh hởng trực tiếp với mức độ lớn hơn đối với từng bên. Bối cảnh riêng
thuộc phạm vi của từng bên và có ngiều yếu tố càn đợc giữ bí mật đối với bên
kia(bên đối tác), hoặc cũng có thể do thêíu thông tin mà bên đối tác không hiểu
đợc.
Trong đàm phán cần lu ý giĩ kín bối cảnh của mình ở mức độ cần thiết,
mặt khác cần thăm dò, tìm hiểu bối cảnh của đối phơng để có đợc các ứng xử và
đứ ra quyết định phù hợp. Quá trình đàm phán chính là quá trình trao đổi thông
tin giữa các bên để họ tìm thấy lợi ích chung và lợi ích của mỗi bên đồng thời
vẫn phải giữ quyền chủ động và bí quyết cho mỗi bên.
2.2. Thời gian và địa điểm của đàm phán
Xét về mặt thời gian, đàm phán là một quá trình, quá trình này có khởi
điểm và kết điểm và có thể chia ra thành nhiều bớc để thực hiên. Quá trình đi tới
kết điểm là quá trình đạt đợc phơng án với những điều kiện chấp nhận đợc hoặc
ở mức cao hoặc ở mức thấp nhất. Mức thấp nhất có thểchấp nhận đợc gọilà
điểm chết, nó gắn liền với thời điểm có thể kết thúc đàm phán. Nói cách khác,
điểm chết là điểm mà tại đó giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có
thể đợc chấp nhận.
Khi tiến hành đàm phán cần lu ý rằng:
- Kiên nhẫn để giữ bí mật điểm chết đối với đối phơng.
8
- Tìm hiểu điểm chết của đối phơngthông qua thăm dò, quan sát thái độ
của đối phơng để xác định rõ khoảng dao động về quyền lợi cũng nh về thời
gian mà đối phơng có thể chấp nhận.
Yếu tố thời gian đàm phán có thể đa tới sự thay đỏi tơng quan lực lợng
giữa các bên. thời gian đàm phán đồng thời là quá trình các bên tiếp xúc, thăm
dò, xác định ý đồ của đối phơng, thể hiện ý chí và mong muốn của mình đối với
đối phơng, là quá trình gặp gỡ và đa ra những quan điểm, cọ xát ý đồ và xem xét
mỗi đối phơng có phơng án phân chia lợi ích, tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau.
Địa điểm đàm phán có thể đợc chọn tại địa bàn của một bên tham gia hoặc
cũng có thể chon một địa điểm trung gian độc lập. Thông thờng, việc chọn địa
điểm tại địa bàn của bên nào thì bên đó có u thế hơn, ít nhất là về mặt tâm
lý(tăng thêm lòng tự tin). Trong thực tế, ngời ta thờng chọn một địa điểm trung
gian độc lập để tiến hành đàm phán sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quan
hơn cho các bên tham gia.
2.3. Năng lực của đàm phán
Năng lực đàm phán là yếu tố có ảnh hởng quyết định đến tiến trình và kết
quả đàm phán. Nói tới năng lực đàm phán, ngời ta thờng kể tới: t chất, chức vụ
của ngời đàm phán, các quan hệ xã hội, uy tín cá nhân, sự hiểu biết , lòng tự tin,
khả năng thuyết phục, tính kiên nhẫn và có chiến thuật đàm phán thích hợp. Tựu
chung lại, nhà đàm phán có ba năng lực cơ bản nh sau:
Năng lực chuyên môn: Yêu cầu về chuyên môn đối với nhà đàm phán
trong kinh doanh quốc tế là phải có một trình độ nhất định(cả lý luận và kinh
nghiệm thực tiễn) về kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc tế nói riêng. Đặc
biệt, nhà đàm phán phải có sự hiểu biết rất chi tiết, cụ thể về nội dung, đối tợng
và mục đích của cuộc đàm phán do mình đảm nhiệm. Năng lực chuyên môn này
thể hiện ở sự am hiểu sâu về một hoặc một số lĩnh vực chuyên môn nào đó có
liên quan đến cuộc đàm phán đó nh am hiểu về kinh tế, về thơng mại, về kỹ
thuật công nghệ, về pháp lý
Năng lực pháp lý: Là khả năng của ngời đàm phán trong việc nắm
vững luật pháp nớc mình, luật pháp nớc đối tác cũng nh luật pháp quốc tế, đặc
biệt là luật có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh quốc tế.Ttrong quá trình đàm
phán, nhà đàm phán phải đảm bảo tính công khai và phải có đầy đủ t cách pháp
lý để đại diện cho công ty của mình khi tham gia đàm phán và ký kết hợp đồng.
Năng lực mạo hiểm: Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc
tế nói riêng, muốn thu lợi nhuận cao thong thờng nhà kinh doanh phải biết chấp
nhận rủi ro và dám mạo hiểm, biết vợt qua thất bại để đi tới thành công. Vì vậy,
để có đợc thành công trong đàm phán, nhà đàm phán cũng cần phải có năng lực
mạo hiểm, tức là phải dũng cảm, vững càng và đôi khi cần phải quyết đoán(trên
cơ sở đã hiểu biết và phân tích tình huống rõ ràng)để không bỏ lỡ thời cơ.
2.4. Đối tợng, nội dung và mục đích của cuộc đàm phán
Mỗi cuộc đàm phán đều có đối thợng, nội dung và mục đích nhất định.
Đối tợng, nội dung và mục đích của đàm phán cần phải đợc làm rõ ngay từ đầu
để đảm bảo cho cuộc đàm phán có thể đi tới kết quả nh mong muốn của các
bên tham gia. Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, đối thợng, nội dung và mục
đích đợc xác định nh sau:
9
Đối tợng của các đàm phán trong kinh doanh quốc tế: là các hoạt
động mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ,
hoạt động đầu tmang tính quốc tế(tức là trong các bên tham gia ít nhất phải có
hai bên có quốc tịch khác nhau). Đối tợng này phải đợc xác định rõ cho từng
cuộc đàm phán cụ thể.
Nội dung của các cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế: chủ yếu là
tiến hành bàn bạc, thoả thuận các vấn đề nh gí cả, chất lợng, mẫu mã, phơng
thức và điều kiện giao hàng, phơng thức đầu t, trách nhiệm của các bên tham
gia, điều kiện khiếu nại và giải quyết tranh chấp(nếu có)Vấn đề trọng yếu của
nội dung đàm phán đợc xác định tuỳ thuộc và từng hoạt động cụ thể. Chẳng hạn
nh trong đàm phán về hoạt động đầu t thì loại hình đầu t, hình thức góp vốn là
những vấn đề đợc các nhà đàm phán quan tâm đầu tiên, còn trong đàm phán
mua bán hàng hóa thì thông thờng giá cả, chất lợng và điều kiện giao hàng là
những vấn đề đợc bàn bạc nhiều nhất.
Mục đích đàm phán: Nói chung mục đích cuối cùng mà các nhà đàm
phán kinh doanh quốc tế đặt ra và phấn đấu đạt đợc là một hợp đồng mua bán
hàng hoá, dịch vụ hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ, một dự án đầu t(dới
hình thức liên doanh, 100% vốn nớc ngoài., ODA)v.v mà hai bên có thể chấp
nhận đợc.
Trong quá trình đàm phán, các nhà đàm phán cần phải bám sát đối tợng,
nội dung và mục đích đã đợc xác định, đồng thời nếu thấy điểm nào còn cha cụ
thể cần thảo luận để làm rõ thêm.
3. Các phơng thức và kiểu đàm phán
3.1.Phơng thức đàm phán
Trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh quốc tế nói riêng, ngời ta
có thể sử dụng một trong ba phơng thức đàm phán: đàm phán qua th tín, qua
điện toại và gặp gỡ trực tiếp. Ngoài ra còn có các hình thức biến tớng nh qua
telex, telefax
3.1.1. Đàm phán qua th tín
Là phơng thức đợc sử dụng phổ biến trong kinh doanh. Phơng thức này th-
ờng là sự khởi đầu và giúp cho viêc duy trì những giao dịch lâu dài. So với ph-
ơng thức gặp gỡ trực tiếp, giao dịch qua th tín tiết kiệm đợc nhiều chi phí, các
quyết định đa ra thờng đợc cân nhắc kỹ càng và tranh thủ đợc nhiều ý kiến của
tập thể. Kể cả trờng hợp có thể đàm phán trực tiếp hay qua điện thoại ngời ta
vẫn dùng phơng thức th tín vì nó tạo ra nề nếp tốt trong quan hệ với bạn hàng.
Giao dịch qua th tín còn có u điểm là có thể giao dịch đồng thời với nhiều
khách hàng; trong soạn thảo th tín có điều khéo léo dấu dợc ý đồ thật của mình.
Khi soạn thảo th cần chú ý đảm bảo tính lịch sự, chính xác, khẩn trơng và kiên
nhẫn với các quy định chuẩn mực. Th nên viết ngắn, rõ ràng, tránh sự hiểu lầm,
chỉ đề cập một vấn đề kinh doanh, và sử dụng thứ ngôn ngữ thuận tiện cho
khách hàng. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi
khách hàng bằng nhiều th liên tiếp và nên giữ quan hệ thờng xuyên trong thời
gian dài. Kinh nghiệm cho thấy việc dùng th tín trong giao dịch dễ gây thiện
cảm và nếu có giao dịch th tín từ trớc dễ đợc u tiên hơn những khách hàng mới
xuất hiện lần đầu. Tuy nhiên sử dụng hình thức này cũng có nhợc điểm là chậm
10
trễ, dễ bỏ lỡ cơ hội, khó biết đợc ý đồ thật của khách hàng và không ứng xử đợc
kinh hoạt. Ngày nay, ngời ta dùng hình thức th điện tử qua hệ thống Internet
hoặc telefax sẽ khắc phục đợc sự chậm trễ nói trên.
3.1.2 Đàm phán qua điện thoại
Trong điều kiện kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển nh hiện nay, giao
dịch qua điênh thoại cũng là một phơng htức đợc sử dụng phổ biến. Trao đổi qua
điện thoại đảm bảo tính khẩn trơng, đúng thời điểm cần thiết. Tuy vậy, việc trao
đổi qua điện thoại thờng bị hạn chế do cớc phí điện thoại khá cao nên không thể
thảo luận chi tiết mọi vấn đề. Mặt khác do không có gì làm bằng chứng cho các
thoả thuận qua điện thoại nên phơng thức này thờng chỉ đợc sử dụng trong
những trờng hợp cần thiết nh sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ chờ xác nhận
một vài chi tiết của hợp đồng. Bởi vậy, ngời ta còn sử dụng kết hợp việc giao
dịch qua điện thoại với việc dùng telefax.
3.1.3 Đàm phán trực tiếp
Hai phơng thức đàm phán nói trên có những u điểm nhất định, song nhiều
khi đàm phán theo hai phơng thức đó không đem lại kết quả nh mong muốn vì
các bên tham gia khó có thể giải thích cặn kẽ quan điểm của mình, cũng nh
không thể hiểu chính xác kỳ vọng của dối uác để có những nhân nhợng hợp lý.
Giao dịch đàm phán qua th tín hoặc qua điện thoại chỉ thích hợp với những hợp
đồng có quy mô nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với
nhau cề các điều kiện đa ra. Trao đổi qua th tín, điện thoại thờng đóng vai trò
khởi đầu cho giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp , đặc biệt là đối với
những hợp đồng lớn, có tính chất phức tạp, cần có sự thảo luận kỹ càng giữa
những các nên trớc khi đi đến ký kết chính thứ, việc gặp gỡ giữa các bên để trao
đổi các điều kiện đặt ra là phơng thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Trong quá
trình gặp gỡ, có thể tìm hiểu trực tiếp tâm lý và phản ứng của đối tác qua nhiều
dấu hiệu trên vẻ mặt, cử chỉvà có thể tác động đến quan điển và mong muốn
của đối tác qua nhiều cách thức cụ thể khác nhau, từ đó tạo điều kiện cho các
bên có thể giải thích cặn kẽ quan điển của mình và hiểu đợc quan điểm của đối
tác, trên cơ sở đó có thể tìm ra giải pháp tối u dung hoà lợi ích giữa các bên. Ph-
ơng thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết những bất đồng và nhiều
khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua th tín, điện thoại đã kéo
dài quá lâu không có kết quả.
Tuy nhiên, đây cũng là phơng thức đàm phán khó khăn và phức tạp nhất.
Đàm phán trực tiếp thờng tốn kém về các chi phí đi lại, đón tiếp. Nó đòi hỏi nhà
đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, tự
chủ, linh hoạt trong việc xử lý tình huống. Tổ chức đàm phán trực tiếp đòi hỏi
phải lựa chọn địa điểm đàm phán phù hợp và phải có phơng án tổ chức đàm
phán. Chủ nhà sẽ có nhiều thuận lợi nhng trách nhiệm cao hơn và phải có đức
tính hào hiệp. Còn khách tuy có bất lợi về môi trờng nhng lại có thể khai thác đ-
ợc lợi thế khi trực tiếp thu thập thông tin ở nớc sở tại và có thể sử dụng các thủ
thuật trì hoãn tạm thời trong quá trình đàm phán. Nói chung, đàm phán trực tiếp
đòi hỏi tốn nhiều công sức, tiền bạc và thời gian của cả hai nên nên phải biết
khai thác triệt để hiệu quả của nó.
Các phơng thức đàm phán nói trên cần đợc sử dụng kết hợp và bổ sung
cho nhau. Khi mở đầu giao tiếp hoặc chuẩn bị đàm phán nên dìng phơng thức
th tín, khi cần xác nhận lại các chi tiết một các nhanh chóng và kịp thời nên
11
dùng phơng thức điện thoại, còn để đạt đợc kết quả và nhanh chóng dứt điểm
cuộc đàm phán đã kéo dài nên dùng phơng thức trực tiếp.
Kết thúc cuộc đàm phán thờng đi đến kết quả cuối cùng là một hợp đồng
đợc ký kết. Hợp đồng đó có thể là hợp đồng bằng lời hoặc hợp đồng ký kết dới
dạng văn bản tuỳ thao yêu cầu của các bên tham gia. Đặc điểm của hai dạng
hợp đồng nói trên đã đợc tổng kết lại nh sau:
3.2 Kiểu đàm phán
Trong thực tế có nhiều kiểu (cách thức) đàm phán khác nhau với những kỹ
thuật khác nhau và đa lại kết quả khác nhau, ở đây, trên giác độ kết quả đàm
phán thu đợc có thể phân ra ba kiểu đàm phán nh sau:
3.2.1 Kiểu đàm phán Đợc-Đợc (hay Thắng-Thắng)
Là kiểu đàm phán thành công nhất, trong đó tất cả các bên đều thu đợc lợi
ích, tuỳ theo yêu cầu và mục đích của họ. Đây là sự gặp gỡ lợi ích trên cơ sở
lòng chân thành và trung thực. Các nên cùng nhau tìn ra và thừa nhận lợi ích
chính đáng của đối tác, không để họ bị thất vọng. Kiểu đàm phán này lấy sự hợp
tác lâu dài làm mục tiêu chính và nó sẽ đợc tiếp tục phát triển. Với kiểu đàm
phán này, việc ký kết và thực hiện hợp đồng đợc diễn ra một cách thuận lợi,
nhanh chóng, phù hợp với mong muốn của hai bên, nó thể hiện sự tin cậy và
hiểu biết lẫn nhau cũng nh phản ánh tiêu chuẩn mới của đạo đức kinh doanh.
3.2.2 Kểu đàm phán Đợc-Mất (hay Thắng-Thua)
Theo kiểu đàm phán này, ngời ta quan niệm đàm phán nh một cuộc chiến.
Trong đó kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán là một bên đạt đợc toàn bộ lợi
ích nh yêu cầu đặt ra (thậm chí cao hơn cả yêu cầu ban đầu), còn bên đối tác
hầu nh không đạt đợc lợi ích nh mong muốn và chủ yếu chỉ là chấp nhận các
điều kiện của bên kia đa ra. Với kiểu đàm phán nh vậy, ngời ta không chú ý tới
quá trình thực hiện hợp đồng sau này nh thế nào và không xuất phát từ quan
điểm hợp tác giữa các bên. ở đây chứa đựng một sự bất bình đẳng, ép buộc, sự
không trung thực, lừa lọc lẫn nhau, tìm mọi cách đạt đợc lợi ích của mình, bất
chấp lợi ích của nhời khác. Với kết quả đàm phán này nó đã tiềm ẩn nguy cơ
của sự trục trặc trong việc thực hiện hợp đồng sau này.
3.2.3 Kiểu đàm phán Mất-Mất (hay Thua-Thua)
Kết quả của cuộc đàm phán kiểu này có thể nói là con số 0, thậm chí là số
âm. trờng hợp này không những làm mất thời gian đàm thoại và các khoản phí
tổn mà còn không đem lại lợi ích cho các nên tham gia, thậm chí có thể còn gây
tổn hại cho quan hệ giữa hai bên. Đây là trờng hợp đàm phán nằm ngoài mong
muốn của các bên tham gia đàm phán, tuy nhiên nó vẫn xảy ra hàng ngày với
những nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau.
Việc phân loại đàm phán thao kết quả nh trên có vai trò quan trọng trong
việc xây dựng chiến lợc và chiến thuật đàm phán.
4. Các pha (giai đoạn) của quá trình đàm phán
Căn cứ vào nội dung, cuộc đàm phán đợc chia ta thành các pha nh sau:
4.1 Pha thứ nhất-Chuẩn bị
12
Trong pha này ngời ta lập ra kế hoạch, chơng trình và chuẩn bị các thông
tin cho cuộc đàm phán. Thông thờng, pha này sẽ quyết định 70% thành công
của cuộc đàm phán. Do đó, những công việc của pha này chuẩn bị thờng đợc
giao cho những chuyên gia có trình độ cao (nghiệp vụ giỏi, có khả năng phân
tích, tổng hợp, biết lựa chọn và xử lý thông tin một cách kinh hoạt). Nội dung
chủ yếu của pha này bao gồm các công việc sau đây:
Xác định mục tiêu của đàm phán với các mức độ khác nhau, thờng là
ba mức độ:
- Mỹ mãn-Qua mức kỳ vọng
- Tốt đẹp
- Chấp nhận đợc.
Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu bộ phận, trong đó có những
mục tiêu đợc u tiên. Điều này cần phải đợc giữ bí mật với đối phơng. Ví dụ nh
mục tiêu tổng quát đợc đặt ra trong cuộc đàm phán giữa công ty của Italia về
việc mua máy móc thiết bị là công ty Hải Hà-Kotobuki sẽ đặt mua một dây
chuyền sản xuất kẹo hoa quả với mẫu mã mới (với điều kiện dây chuyền đó ít
nhất đợc khai sinh vào thập kỷ 80). Từ mục tiêu tổng quát nh vậy, trong khâu
chuẩn bị các nhà đàm phán của công ty Hải Hà-Kotobuki phải chia thành các
mục tiêu bộ phận nh vấn đề giá cả, các thông số kỹ thuật, điều kiện và phơng
thức thanh toán, để từ đó xác định thứ tự u tiên cho phù hợp với yêu cầu cụ thể
của công ty mình.
Chọn nơi gặp gỡ đàm phán phù hợp cho cả hai bên.
Tính toán (dự kiến trớc) các khả năng khác nhau có thể xảy ra trong
đàm phán, từ đó tìm ra các cách giải quyết hơph lý nhất. Làm nh vậy vừa là do
đối phơng yêu cầu, vừa thể hiện sự nhún một bớc, đồng thời làm tăng thêm
lòng tự tin cho các nhà đàm phán.
Tìm hiểu sở trơng và sở đoản của đối phơng, cụ thể là cần biết đối
phơng muốn gì, họ thiếu gì, cái gì là quan trọng với họ, cái gị họ thừa trên cơ
sở đó các nhà đàm phán có thể thiết kế cách thức chi phối và thuyết phục trong
thơng lợng sao cho có hiệu quả.
Lựa chọn thành viên của đoàn đàm phán với vơ cấu và năng lực phù
hợp.
Lập chơng trình và thời gian biểu cho đàm phán.
Chuẩn bị tinh thần và lựa chọn nghệ thuật đàm phán phù hợp với
từng đối tợng.
Với nội dung nêu trên, pha chuẩn bị bao gồm những công việc quan trọng
và cần phải triển khai trớc khi ngồi và bàn đàm phán.
4.2. Pha thứ hai-Thảo luận
13
Đây là pha trong đó các bên trao đổi với nhau về mội dung, phạm vi, yêu
cầu và mục tiêu đàm phán với các bớc đi có tính chất thăm dò, làm cho đối ph-
ơng hiểu về mình nhng vẫn giữ đợc những bí mật mang tính mấu chốt. Pha thảo
luận thờng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Bố trí sắo xếp chỗ ngồi khi đàm phán.
Tóm tắt lý do đàm phán, trao đổi ý đồ cho nhau.
Tìn hiểu ý đồ và mục tiêu của đối phơng, xác định điều nào là quan
trọng, điều nào có thể thơng lợng đợc, điều nào không thể thơng lợng đợc.
Xác định ngời có thực quyển trong đàm phán.
Trình bày yêu cầu của mình cho đối phơng hiểu trong phạm vi cho
phép.
Ghi lại nội dung và tiến trình đàm phán.
Nh vậy pha thảo luận giữ vau trò của quá trùnh truyền đạt thông tin cũng
nh qúa trình lập luận giữa hai bên đối tác.
4.3. Pha thứ ba-Đề xuất
Trong pha này các bên sẽ đa ra những kiến nghị và đề xuất thuộc mục tiêu
của cuộc đàm phán. Các kiến nghị và đề xuất đó thơng bao gồm nhiều điều
khoản khác nhau, trên cơ sở đó các bêm thơng lợng với nhau theo từng phần
một và dần từng bớc đi tới sự thống nhất. Nội dung cơ bản của pha này là:
Đa ra các đề xuất theo từng điều khoản, các đề xuất thờng có liên
quan với nhau và nhằm phục vụ cho mục tiêu chính. Các đề xuất này thờng
nhằm đem lại thuận lợi hơn cho bên mình và đợc đa ra vào thời điểm thích hợp
(khi các bên đã hiểu nhau).
Xem xét các đề xuất của đối phơng, gắn chúng với những đề xuất
của mình, có thể chấp nhận từng phần đề xuất của đối phơng, nhng không nên
chấp nhận toàn bộ.
Cần phải biết bảo vệ các đề xuất đầu tiên mà mình đa ra, đồng thời
báo hiệu cho đối phơng biết khả năng tiếp tục thơng lợng theo các điều khoản
mà đối phơng đề xuất.
Không nóng vội, từ từ từng bớc một trình bày các điều kiện và yêu
cầu của mình.
Không bao giời chấp nhận các điều khoản đem lại kết quả tồi hơn
cho bản thân mình.
Có thể xin phép tạm dừng cuộc đàm phán để hỏi ý kiến cấp trên, để
suy nghĩ và hội ý trong đoàn, hoặc có thể hoãn cuộc đàm phán lại nếu thấy cần
thiết.
Làm chủ tiến trình đàm phán, không đa ra các quyết định vội vàng.
Kết hợp các đề xuất thuận lợi nhất cho mình để đi tới quyết định.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét