Hệ thống thông tin quản lý
hoàn chỉnh. Hiện nay, đổi mới được công nhận là quan trọng cho một doanh nghiệp để duy trì
khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường. Tuy nhiên, sự đổi mới phải đạt được trong khi
giảm toàn bô chi phí liên quan đến sản phẩm bao gồm chi phí phát triển, sản xuất và dịch vụ.
Một thách thức chính của kinh doanh là sự gia tăng tính phức tạp và tuỳ biến của sản phẩm.
Không chỉ là cấu hình cơ khí phức tạp hơn, các sản phẩm ngày càng phức tạp bao gồm các yếu
tố điện tử và phần mềm. Ngoài ra, khách hàng muốn có sản phẩm của riêng họ hoặc tạo ra sản
phẩm có đặc điểm kỹ thuật cá biệt của họ. Sự gia tăng trong tính phức tạp của sản phẩm, cùng
với mong muốn cho các cấu hình được cá biệt hóa, đòi hỏi một khả năng nâng cao, nhanh
chóng xác định các biến thể mới của sản phẩm, các tùy chọn và có thể quản lý các cấu hình
đang được cung cấp. Ngoài ra, công ty phải quản lý "trọn vẹn" sản phẩm hoặc một dòng sản
quy định của từng khu vực.
Trong thập kỷ vừa qua, nhiều hình thức đầu tư, chẳng hạn như ERP, đã đáp ứng việc cải
thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay, những khoản đầu tư tiếp tục với việc tập
trung mở rộng sử dụng thông tin định nghĩa sản phẩm có hiệu quả hơn trong cả sản xuất và vận
hành của một sản phẩm hay dịch vụ. Tận dụng một cách hiệu quả chuỗi cung cấp của các đối
tác cho việc duy trì hiệu quả thiết kế và sản xuất, để tiến một bước quan trọng trong việc đạt
được sự vận hành xuất sắc.
Việc đạt được nhãn hiệu sản phẩm dẫn đầu tập trung vào việc có được doanh thu từ một
dòng các sản phẩm mới và sáng tạo luôn ổn định. Ngày nay, doanh nghiệp phải đưa sản phẩm
đổi mới vào thị trường một cách hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn để tối đa hóa lợi ích của
khách hàng và lượng hàng bán. Áp lực về giảm thời gian, nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ
thấp chi phí vẫn không mất đi, chúng đang được khẳng định và đưa vào chương trình “tập
trung vào việc cung cấp đúng sản phẩm”. Để tiếp tục mở rộng, các công ty có nhãn hiệu sản
phẩm dẫn đầu phải tiếp tục xâm nhập vào các thị trường mới với những sản phẩm đổi mới. Điều
này đòi hỏi phải tận dụng và tái sử dụng nguồn vốn trí tuệ liên quan đến sản phẩm được tạo ra
bởi các đối tác kinh doanh làm việc với nhau trên toàn chuỗi giá trị doanh nghiệp mở rộng.
III. Lịch sử phát triển PLM
Thuật ngữ "quản lý vòng đời sản phẩm (PLM)" xuất hiện sau gần hai mươi năm phát triển
của thị trường và công nghệ. Vào giữa những năm 1980 đến đầu thập niên 1990, đã có sự nhầm
lẫn những gì để gọi thông tin liên quan đến sản phẩm, đặc biệt là thông tin kỹ thuật. Chẳng hạn
khi dữ liệu được gọi một cách khái quát như dữ liệu sản phẩm, thì thuật ngữ “Quản lý dữ liệu
sản phẩm – PDM” (Product Data Management) xuất hiện. Cả người dùng và các nhà cung
cấp giải pháp chấp nhận PDM và sử dụng thuật ngữ này trong nhiều năm. Trong thực tế hiện
nay, PDM vẫn là một thành phần nền tảng của PLM. Trong vài năm qua, một số từ viết tắt như
PDM, cPDm, CPC - tạo ra sự nhầm lẫn trên thị trường, khi người ta bắt đầu xem xét đến vòng
đời sản phẩm.
5
Hệ thống thông tin quản lý
PLM đã nổi lên như là một thuật ngữ dùng để mô tả một phương pháp tiếp cận của doanh
nghiệp từ việc sáng tạo ra, quản lý, sử dụng nguồn vốn trí tuệ và thông tin liên quan đến sản
phẩm trong suốt vòng đời sản phẩm.
Đã có một sự tiến triển liên tục của những gì PLM đại diện, như minh họa trong hình dưới
đây. Mười lăm năm trước đây, việc triển khai tập trung vào các ứng dụng liên quan quản lý dữ
liệu thiết kế kỹ thuật là chủ yếu. Trong cuối những năm 1980, nổi lên nhu cầu làm thế nào để
quản lý các bản vẽ kỹ thuật cùng với một số ít các giải pháp, chủ yếu cung cấp cho các cá nhân
phụ trách bộ phận kỹ thuật.
Quá trình phát triển PLM
Là một phần của sự tiến hóa này, sự nhìn nhận hay định nghĩa về “Vòng đời sản phẩm”
cũng đã thay đổi. Mười lăm năm trước đây, “vòng đời” tập trung vào hoạt động của các kỹ sư
thiết kế như là các công cụ tập trung về quản lý dữ liệu CAD. Trong cuối những năm 1980,
quan điểm này bắt đầu mở rộng bao gồm các tiến trình công việc và các quá trình suốt vòng đời
sản phẩm, nghĩa là để chia sẻ thông tin và các quy trình giữa các hoạt động thiết kế khác nhau.
Trong những năm gần đây, khi các tổ chức đầu tư vốn vào PDM và PLM, người mua
thường là các nhà quản lý cấp trung, hoặc đôi khi là một số nhà quản lý cấp cao trong CNTT,
kỹ thuật, sản xuất, hoặc các nhóm chức năng khác. Do mở rộng phạm vi và tác động của nó và
đối với các doanh nghiệp, mà ngày nay các giải pháp PLM được xem như là giải pháp của
doanh nghiệp, chiến lược để tăng hiệu suất kinh doanh. Quyết định đầu tư kinh doanh chiến
lược, không quan tâm đến kích thước, đang được xem xét và chấp thuận bởi các nhà quản lý
cao cấp như CIO, CTO, CFO và thậm chí CEO. Đối với các nhà quản lý cấp cao, đầu tư của họ
phải được tập trung vào giải quyết các vấn đề kinh doanh cụ thể, tận dụng những cơ hội khác và
tận dụng các khoản đầu tư trước đó trong tổ chức của họ.
6
Hệ thống thông tin quản lý
Bây giờ PLM đã nổi lên như là một giải pháp của doanh nghiệp, điều quan trọng là phải
hiểu làm thế nào để PLM phù hợp với các giải pháp quản lý thông tin sản phẩm và vận hành
khác của doanh nghiệp. Phần tiếp theo mô tả mối quan hệ này chi tiết hơn.
Câu 2: Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý văn phòng.
Các sản phẩm mềm tại VN phục vụ cho việc số hóa văn phòng
(văn phòng không giấy tờ)
I - Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý văn phòng
Hệ thống thông tin quản lý văn phòng là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ
chức; Nó có một mục đích chính là làm cho các công việc của tổ chức được thực hiện một cách
có hiệu lực, có hiệu quả và có kiểm soát.
Tính hiệu lực thể hịên ở mức độ tuân thủ và chấp hành các yêu cầu đặt ra cho công việc khi
công việc đã được định nghĩa. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của
người thừa hành cũng như động lực để cho công việc được thực hiện dựa trên nhận thức của
người thừa hành và bản chất đúng đắn có tính thuyết phục của công việc.
Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí cho
chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị làm thoả mãn các mục tiêu đã hoạch
định của tổ chức. Tính hịêu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ:
xác định mức độ ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin
trợ giúp) trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức, phối hợp các
nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu.
Tính kiểm soát thể hịên ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái diễn
biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập báo cáo công việc và cách xử lý các
báo cáo của người quản lý.
Để đạt được mục đích này hệ thống thông tin văn phòng thực hiện các chức năng cơ bản sau:
Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức:
Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức
liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài.
Các kênh thông tin hình thức được tạo ra để các nhà quản lý có thông tin đáng tin cậy để ra
quyết định đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ phận thừa hành. Kênh thông tin
hình thức mang nội dung công việc( ban hành quyết định,phân công và báo cáo) cần phải
được quy định trước trên các thành tố sau:
7
Hệ thống thông tin quản lý
Phương tiện truyền tin-thường là hệ thống lưu chuyển văn thư(bằng giấy) đê truyền đạt
nội dung mang tính pháp lý cao; hoặc có thể có mạng máy tính, thư địên tử,điện
thoại,hoặc cuộc họp có biên bản. Tuỳ theo tính chất yêu cầu của công việc(bình
thường,khẩn,mật) phương tiện truyền tin tương ứng để thoả mãn yêu cầu này.
Khuôn mẫu cho thông tin, mỗi công việc thường đòi hỏi các khuôn mẫu trình bày thích
hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Ví dụ,các báo cáo thống kể cho các công việc
thường xuyên lặp lại thường có dạng bảng;các báo cáo tổng hợp cho các nhà lãnh đạo
cấp cao thường ở dạng biểu đồ, hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn,
nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người kí.
Trách nhiệm xử lý thông tin, mục đích của việc quy định xử lý thông tin là để tăng
cường tính chất hịêu lực của các yêu cầu công việc thể hịên trên các kênh thông tin hình
thức. Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý
thông tin,người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lí, chế độ báo cáo kết quả theo
định kỳ hoặc chế độ báo cáo đột xuất khi có rủi ro.
Quy trình xử lý. Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý của công việc
qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự
động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị. Quy trình được áp dụng thống nhất cho các
công việc thường lặp lại, qua đó tổ chức có thể kiểm soát từng trạng thái diễn biến của
công việc và cải tiếng quy trình.
Các kênh thông tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo, hội nghị hoặc
các buổi họp không có biên bản. Mục đích của kênh thông tin này là giúp cho người tham
dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc. Để cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp,hệ
thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu
tham khảo trước.
Xác thực thông tin và phát hành tài liệu:
Hầu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tổ chức là kênh thông tin hình thức - các tài liệu
cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (kí tên, đóng dấu).
Phân phối thông tin tài liệu:
Một tài liệu thường được phổ biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát hành bằng
nhiều bản có nội dung giống nhau hoàn toàn (photocopy). Thông tin, tài liệu là tài sản của tổ
chức do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm người nhận thông tin, nên các tài
liệu phải được phân phối có kiểm soát-chỉ những người có trách nhiệm mới được phép đọc. Tài
liệu đôi khi cần chuyển giao gấp khi có chuyện cấp bách, do đó việc phân phối tài liệu thường
được gắn kèm với các quy định chuyển giao như khẩn, mật.
Kiểm soát hiệu lực của tài liệu:
8
Hệ thống thông tin quản lý
Thông tin có thời gian sống của nó (thời gian có giá trị sử dụng, không chỉ để tham khảo) do đó
đối với các lọai tài liệu mang tính kiểm soát (như quy trình, văn bản đang trong thời hạn có hịêu
lực) hệ thống quản lý thông tin văn phòng cần phải quản lý được sự thay đổi nội dung của các
loại tài liệu này qua các phiên bản được phát hành. Nếu một tài liệu hết hiệu lực nó cần phải
được thu hồi đồng thời thông báo trong tổ chức để tránh hiểu lầm cho những người đang hoặc
sẽ sử dụng.
Theo dõi kết quả xử lý của các tài liệu:
Các kênh thông tin hình thức thường mang yêu cầu đến người xử lý. Kết quả xử lý một yêu cầu
đôi khi sẽ phát sinh ra một yêu cầu khác, như cải tiến công việc hoặc sửa sai,tạo thành một
chuỗi công việc cần thực hiện để hoàn thiện yêu cầu ban đầu. Do đó, việc theo dõi kết quả hoàn
thiện là để giúp người quản lý nhận thức được tốc độ xử lý công việc trong tổ chức để đưa ra
các biện pháp phù hợp
Lưu trữ thông tin, tài liệu:
Hầu hết các loại thông tin (hình thức, phi hình thức) có giả trị sử dụng lâu dài trong tổ chức cần
phải lưu trữ trên các vật lưu tin như hồ sơ giấy,tập tin, cơ sở dữ liệu trên máy và được quản lý
theo thời gian sử dụng của các nội dung thông tin được lưu trữ. Các phương pháp lưu trữ có
cùng nguyên tắc chung là tìm ra được nội dung thông tin đang được lưu trữ khi cần một cách
nhanh chóng và mỗi phương pháp lưu trữ thông tin đều phải có phương pháp phục hồi thông tin
tương ứng.
II - Nêu các sản phẩm mềm tại VN phục vụ cho việc số hóa văn phòng
(văn phòng không giấy tờ)
1. Kodak ScanMate i1120
(Giải pháp số cho văn phòng vừa và nhỏ)
9
Hệ thống thông tin quản lý
Kodak ScanMate i1120
1.1 Nhãn hiệu, xuất xứ
Kodak là một thương hiệu nổi tiếng khá quen thuộc đối với người dùng Việt Nam trên lĩnh vực
công nghệ hình ảnh, máy chụp hình, film ảnh…
Không những thế Kodak còn nổi tiếng về công nghệ nhận dạng hình ảnh, ký tự bằng các sản
phẩm máy Scan chuyên dụng của mình. Có mặt trên thị trường Việt Nam mới hơn một năm (từ
năm 2007) nhưng các sản phẩm máy Scan tài liệu chuyên dụng của Kodak đã khẳng định được
vị thế của mình, dần dần xóa bỏ quan niệm máy Scan thông thường của người tiêu dùng.
Kodak ScanMate i1120 là một trong những dòng máy mới của Kodak ra đời vào năm 2008 với
mục tiêu nhắm vào khách hàng là những Công ty vừa và nhỏ, người tiêu dùng cá nhân có nhu
cầu Scan tài liệu số lượng vừa phải.
1.2 Thông tin sản phẩm
Kodak ScanMate i1120 là một trong những dòng máy Scan tài liệu nhỏ gọn nhất hiện nay, giá
cả cũng khá mềm (vào khoảng 540$) được Công ty Giải Pháp Số Toàn Cầu (DSG Vietnam)
phân phối chính thức.
Máy có thể chuyển đổi tài liệu giấy thành những hình ảnh số hóa chất lượng cao, giúp người
dùng có thể quản lý, gửi, sắp xếp và tìm kiếm một cách dễ dàng. Thông qua kết nối đơn giản
với máy tính và tích hợp cùng phần mềm đi kèm, Kodak ScanMate i1120 luôn luôn ở trạng thái
sẵn sàng cho các thao tác của người sử dụng. Chỉ cần thao tác phím ngay trên thân máy là người
sử dụng đã kiểm soát được tài liệu và thiết lập mọi thông tin. Phím điều khiển thông minh
Smart Touch cho phép người dùng dễ dàng thiết kế chức năng quét tự động cho 9 tùy chọn khác
nhau, phù hợp với nhiều định dạng như PDF, TIFF, JPEG, RTF và PDF tìm kiếm. Ngoài ra,
ScanMate có thể quét với nhiều cỡ giấy khác nhau từ tấm danh thiếp cho tới tài liệu có chiều
dài lên đến 86cm (34 in). Thậm chí khi những tài liệu không hoàn hảo, công nghệ Perfect
Pagecòn có thể làm cho ảnh quét rõ nét, đẹp hơn cả nguyên bản. Máy quét để bàn ScanMate
i1120 mang đến cho người sử dụng mọi tính năng vượt trội, đồng thời tiết kiệm chi phí mà ít có
loại máy quét tương tự nào có thể bì kịp.
1.3 Thông số kỹ thuật
Thông tin chung
Kiểu dáng: Máy quét tài liệu để bàn
Khổ giấy: 215 mm x 863 mm
Kích thước:
Rộng: 300.6 mm
Dài: 157.3 mm
Cao: 147.5 mm (không bao gồm khay tiếp nhận giấy)
Trọng lượng: 2.7 Kg
Máy quét Kodak Scanmate i1120
10
Hệ thống thông tin quản lý
Dạng tài liệu vào: màu
Độ sâu ảnh xám (Bên ngoài): 8-bit
Độ sâu màu: 24-bit màu (16.7 triệu màu)
Độ sâu màu (Bên ngoài): 24-bit (16.7 triệu màu)
Độ phân giải quang học: 600 dpi x 600 dpi
Phương thức quét: 1 mặt hoặc 2 mặt
Dạng phần tử quét: CCD kép
Dạng đèn / ánh sáng nguồn: Đèn huỳnh quang catôt lạnh
Tốc độ quét trang trắng đen: 20 tờ/phút
Tốc độ quét trang trắng màu: 20 tờ/phút
Công suất: 1000 tờ/ngày
Chuẩn giao tiếp: TWAIN
Chi tiết về tốc độ quét
• 20 tờ/phút – thăng xám – 200 dpi
• 20 tờ/phút – trắng đen – 200 dpi
• 20 tờ/phút – màu – 200 dpi
• 40 ảnh/phút – thăng xám, 2 mặt – 200 dpi
• 40 ảnh/phút – trắng đen, 2 mặt – 200 dpi
• 40 ảnh/phút – màu, 2 mặt – 200 dpi
Khả năng quét
Khổ giấy: A4
Khổ giấy quét hỗ trợ tối đa: 215 mm x 863 mm
Kiểu giấy có thể quét: Giấy trơn, giấy láng, giấy thông thường, tạp chí, card, namecard
Nạp giấy: Tự động
Khả năng nạp giấy: 50 tờ
Liên kết mở rộng
1 cổng Hi-Speed USB - 4 pin USB Type B
Thông tin khác
Các tiêu chuẩn: FCC Class B certified, CE, TUV GS, C-Tick, BSMI, VCCI Class B ITE,
CISPR 22 Class B, BSMI CNS 13438 Class B, cUL, EN55022, EN 61000-3-3, EN55024, UL
60950, ICES-003 Class B, AS/NZS 60950-1, CCC, IEC 60950-1, EN 60950-1, CSA C22.2 No.
60950-1-03, FCC CFR47 Part 15 B, S Mark
Nguồn điện
Thiết bị nguồn: Nguồn cáp điện
Điện áp: AC 120/230 V (50/60 Hz)
Điện năng tiêu thụ (dự phòng): 40 Watt (25 Watt)
Phần mềm / Yêu cầu hệ thống
11
Hệ thống thông tin quản lý
Phần mềm kèm theo: Drivers & utilities, ScanSoft OmniPage, ScanSoft PaperPort, KODAK
Capture Software Lite
Hệ điều hành: Windows 2000/XP/Vista – Pentium 4 – 2.5 GHz – RAM 512 MB
Các tham số về môi trường
Nhiệt độ vận hành thấp nhất: 50 °F
Nhiệt độ vận hành cao nhất: 95 °F
Độ ẩm vận hành yêu cầu: 10 – 85%
Độ ồn: 58 dBA
2. Máy quét Kodak Plus
Với giá thành không đổi, dòng máy quét Kodak i1200 Plus và Kodak i1300 Plus cải thiện đáng
kể năng suất quét tài liệu, tăng hơn 50% so với những dòng máy cùng loại trước đây, tăng tốc
độ xử lý văn bản và chất lượng ảnh đẹp hơn, phục vụ tốt cho nhu cầu quét tài liệu ở phân khúc
nhóm làm việc (departmental) và bộ phận làm việc (workgroup)
Tốc độ quét của dòng máy quét Kodak i1200 Plus cao hơn 50% so với dòng máy Kodak i1200
trước đây, 45 tờ/phút với trắng đen và thang xám, 30 tờ/phút với màu và công suất quét mới là
3000 tờ/ngày. Riêng với Kodak i1300 Plus, tốc độ quét cũng tăng lên, 40 tờ/phút với màu và 60
tờ/phút với trắng đen và thang xám, công suất quét 5000 tờ/ngày.
Ông Tony Barbeau, Phó Giám đốc Marketing của Trung tâm dịch vụ và giải pháp hình ảnh hóa
tài liệu của Kodak cho biết: “Chúng tôi đang tiếp tục phát triển công nghệ hình ảnh hóa tài liệu
nhằm đáp ứng nhu cầu quét tài liệu ngày càng tăng của doanh nghiệp. Làm thế nào để giảm giá
thành, tăng năng suất và giảm thiểu rủi ro là mục đích hoạt động của Kodak. Dòng máy quét
Kodak Plus này sẽ quét các thông tin chính xác đến từng điểm ảnh.”
Theo một báo cáo gần đây của Trung tâm Tư vấn Công nghệ Moyses (Moyses Technology
Consulting), thị phần máy quét tài liệu tại Bắc Mỹ tăng 7% so với năm 2008. Bản báo cáo
cũng cho biết ý nghĩa quan trọng của công nghệ hình ảnh hóa tài liệu trong việc quét giấy tự
động và tổ chức công việc văn phòng một cách trôi chảy.
12
Hệ thống thông tin quản lý
Sự phát triển dòng máy quét Kodak Plus dựa trên công nghệ Smart Touch đã có của Kodak,
được thiết kế để gửi văn bản đến nhiều nơi cùng một lúc một cách dễ dàng. Chỉ với một nút
nhấn, người sử dụng có thể gửi ảnh quét đến ổ đĩa chia sẻ qua mạng (shared network driver), ổ
đĩa di động USB và thiết bị chia sẻ đầu ra (netwworked output device). Chức năng này được
tích hợp với Microsoft Sharepoint Server, cho phép quét giấy tự động, chia sẻ, lưu trữ tài liệu
kỹ thuật.,
Quý khách hàng đang sử dụng máy quét Kodak i1200 hoặc Kodak i1300 có thể download các
driver mới và firmware theo link sau và ngay lập tức có thể kết nối với tốc độ rất nhanh.
Lưu ý trong lúc download, sẽ yêu cầu số seri của máy. Nguyên nhân là do s1220 Photo
Scanning Solution không tự cập nhật trình điều khiển mới. Do đó, nếu số seri nhập vào là
s1220, hệ thống sẽ ngăn chặn việc download.
Dưới đây là bảng so sánh của dòng Kodak i1200 & i1300 Plus và dòng máy cùng loại trước đây
Thang Trắng đen Xám Màu
Độ phân giải dpi 200 200 200
Kodak Series Scanner
i1300 tờ/phút 60 60 30
i1200 tờ/phút 30 30 30
Kodak Series Scanner
Plus
i1300 Plus tờ/phút 60 60 40
i1200 Plus tờ/phút 45 45 30
DSG Vietnam hỗ trợ cài đặt driver và firmware mới khi quý khách đem máy tới văn phòng
DSG Vietnam.
3. Hugate
Hệ thống HUGATE được ứng dụng trong Doanh nghiệp giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động tác
nghiệp, tiếp nhận hồ sơ từ nhiều nguồn (e-mail, fax, văn bản giấy), quản lý toàn bộ các văn bản
của cơ quan như văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo Qua đó, xây dựng
một kho văn bản điện tử dùng chung nhưng không chiếm diện tích, khắc phục cơ bản tình trạng
mất mát thông tin, phân tán.
Ngoài ra, HUGATE có chức năng thiết lập các luồng xử lý động cùng với cơ chế nhắc việc qua
tin nhắn popup, e-mail, sms. Các Tổ chức, Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, có thể thiết lập hệ
thống sổ công văn riêng, thực hiện việc luân chuyển công văn nội bộ với nhau một cách đơn
giản và thuận tiện.
Ngoài chức năng tìm kiếm, tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, hệ thống còn
cung cấp các báo cáo tổng hợp về xử lý công văn và công việc. Lãnh đạo, nhà quản lý luôn
được báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất, phục vụ đắc lực cho công tác
điều hành, tác nghiệp.
Qua việc ứng dụng quản lý công văn và giao tiếp cũng như xử lý công việc hầu hết trên văn
phòng số HUGATE, các thành viên trong tổ chức từng bước tạo thói quen làm việc, phương
13
Hệ thống thông tin quản lý
thức cộng tác mới, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức, góp phần
từng bước cải cách hành chính.
Quản lý công văn là một công cụ tích hợp trong giải pháp tổng thể văn phòng số HUGATE
cùng với nhiều module chức năng như Lịch công tác, Tin tức, Quản lý công việc, dự án, Diễn
đàn, Nhân sự, Quy trình và mới nhất là chức năng Chat nội bộ… Hiện được rất nhiều Doanh
nghiệp và các tổ chức gồm nhiều ngành nghề khác nhau như: Giáo dục đào tạo, Xây dựng, Hệ
thống bán lẻ, sản xuất,… ứng dụng hiệu quả, hạn chế mất mát thông tin và sai sót trong quá
trình xử lý công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, chi phí văn phòng và hơn cả là nâng cao
hiệu quả công việc.
Hiện tại, phần mềm đã được hơn 5,000 người sử dụng. Tham khảo thêm tại:
http://www.hugate.com/
4. FileCenter 7.0.0.7
FileCenter là dễ cài đặt, dễ sử dụng phần mềm văn phòng không giấy giúp gia đình và chuyên
nghiệp người dùng quét, lưu trữ, tổ chức, và tìm các tập tin máy tính. FileCenter được lấp đầy
với các tính năng tiết kiệm thời gian, tạo cho bạn một giải pháp hoàn chỉnh trong một giao diện
đơn giản.
Ngoài ra, ứng dụng này có thể thực hiện một loạt các hành động liên quan đến quản lý tập tin,
OCR, quét, hay thao tác PDF.
Một trong những điểm nổi bật của phần mềm văn phòng FileCenter không cần giấy tờ là "tập
tin điện tử nội các" của nó bố trí với các ngăn kéo và thư mục. Việc quản lý tập tin là rất sạch sẽ
và trực quan, một số người dùng mua FileCenter để quản lý file một mình. Nhưng kết hợp với
chức năng quét, OCR, và tính năng định, FileCenter chuyên nghiệp trở thành một không gian
làm việc không cần giấy tờ văn phòng tổng. FileCenter không thay đổi bất cứ điều gì về các tập
tin của bạn, nó chỉ giúp bạn làm việc tốt hơn và thông minh hơn.
Tính năng chính của "FileCenter"
Quản lý và Tổ chức các tập tin của bạn:
FileCenter sử dụng một nội quen thuộc / Drawer / Folder thiết kế để tổ chức các tập tin. Nhưng
nếu bạn muốn có một bố trí Explorer truyền thống, FileCenter cũng cung cấp một Xem
Explorer.
Scan to PDF hoặc TIFF:
FileCenter vào một tính năng quét hiệu quả chuyển giấy để PDF. Làm việc với hầu hết các máy
quét máy tính để bàn (TWAIN hoặc WIA tương thích).
Tự động OCR Mọi Quét:
FileCenter OCR tích hợp liền mạch như là một phần của quá trình quét. Nghĩa đen đi từ giấy để
tìm kiếm PDF với một cú click chuột. Sử dụng được xây dựng trong động cơ hoặc yêu thích của
riêng bạn.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét