Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Nh đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu
nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản,
chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề,
quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trờng xã hội. Dĩ nhiên sự phổ biến đó
không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng phơng thức
tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản
lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức.
1.2.1. Lập kế hoạch:
Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản lý.
Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý
khẳng định nh vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại
gia quyết định đặc thù để xác định một tơng lai cụ thể mà các nhà quản lý
mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là
dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý nh những nhánh phụ từ
dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và
quan trọng nhất đối với các nhà quản lý.
Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ
ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đợc với
những biến động diễn ra trong môi trờng của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa
này, lập kế hoạch đợc coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn
bằng việc xác định các phơng án hành động để đạt đợc những mục tiêu cụ
thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất đa dạng.
Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái.
Chúng liên quan đến một môi trờng không thể dự đoán đợc. Loại thứ hai là
không chắc chắn về sự ảnh hởng, tức là sự ảnh hởng của những biến đổi của
môi trờng là không thể lờng trớc và lợng hoá chính xác. Một loại yếu tố
khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả. Tức là trớc
những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đa ra những giải pháp, phản ứng nhng
không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu.
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn
các phơng thức và giải pháp để đạt đợc các mục tiêu đó. Nếu không có các
kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con ngời và
các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có đợc một ý
tởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế hoạch, nhà
quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hớng, mất dần cơ
hội để đạt đợc mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm
gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn
để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt
mà không đợc thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hởng xấu đến tơng lai của
toàn bộ tổ chức.
Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch th-
ờng dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem xét
các nội dung sau:
a)Quá trình kế hoạch
Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là sự
tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản lý.
Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình nh sau:
a1) Khẳng định sứ mệnh:
Nh vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ mênh.
Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đa ra quan điểm
và hệ t tởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu
6
Khẳng định
sứ mệnh
Nghiên cứu
và dự báo
Lựa chọn
phương án
hợp lý
Thể chế hoá
kế hoạch
Xác định
mục tiêu
Xây dựng
phương án
Xây dựng phương
thức lựa chọn phư
ơng án
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
định tính và dài hạn mà tổ chức hớng tới. Việc làm nay nhằm mục đích h-
ớng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất
quán với mục tiêu tối cao của tổ chức. Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm
làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ hiểu rằng việc làm của
họ, kế hoạch mà họ tham gia là hớng tới cái gì và họ đang đợc gì và có
trách nhiệm nh thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo tính thống nhất xuyên
suốt quá trình kế hoạch.
a2) Nghiên cứu và dự báo.
Đây là công việc đợc tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà
quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ
chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm
gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bớc đệm để một kế
hoạch đợc xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo
thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc
dự báo thời tiết đa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các
con tầu lần lợt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế hoạch ngoài
tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể dừng hoặc
chuyển hớng, cân đối lại nhng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì. việc nghiên
cứu và dự báo phải tạo đợc cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu và tổ chức
thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu dự
báo cái gì? Các thông tin có đợc là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ
chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát
huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh bên trong. Một nguyên tắc chung đ-
ợc đa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro.
a3) Xác định mục tiêu:
Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác
định mục tiêu đợc tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức
mong muốn đạt tới. Nó đợc tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái
có thể có của tổ chức. Một mục tiêu đợc coi là đúng đắn khi nó đảm bảo
các yêu cầu sau:
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Phải cụ thể:
- Nói về vấn đề gì.
- Giới hạn thời gian.
- Kết quả lợng hoá đợc.
+ Phải linh hoạt: Đáp ứng đợc sự biến động của môi trờng.
+ Có tính định lợng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân
đối kỹ lỡng.
+ Tính khả thi: Những mục tiêu đa ra tổ chức có thể đảm bảo tính
thực hiện đợc.
+ Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất
quán, đó là thực tế không tránh khỏi nhng điều quan trọng là giảm thiểu tác
động xấu, do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận đợc và đợc coi là hợp lý.
Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tơng quan giữa các yếu
tố sau:
- Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận
- Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, đợc đảm bảo
việc làm và chăm sóc phúc lợi.
- Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ nh
chất lợng, giá cả, dịch vụ đi kèm. Một xu hớng là nhu cầu, đòi
hỏi của khách hàng càng cao theo sự phát triển của tri thức,khoa
học, hiểu biết cuộc sống của họ và công nghệ cần phải ra đời để
phục vụ điều đó.
- Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trờng sinh thái, giá trị
xã hội phải đợc đảm bảo.
Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định, thiết
lập tơng quan lực lợng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài.
Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn mục
tiêu riêng u tiên cho từng giai đoạn phát triển.
a4) Xây dựng phơng án
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phơng án giải quyết đ-
ợc xây dựng. Tìm ra các phơng thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và
công cụ cho thực hiện mục tiêu.
Các giải phấp đa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức
kinh nghiệm từ những kế hoạch tơng tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình
đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn sáng
tạo ra các phơng án có kế hoạch.
Thực tế đứng trớc một vấn đề có rất nhiều phơng án giải quyết khác
nhau. Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phơng án đợc cho là
khả quan để so sánh đánh giá. Thông thờng nên có ba phơng án để lựa
chọn, nhiều hay ít đều không tốt. Nhiều phơng án sẽ dẫn tới khó ra quyết
định, chồng chéo và ô hợp khó đa ra phơng án u việt. Trong khi ít phơng án
sẽ dẫn tới thiếu thông tin. Trong công việc này đòi hỏi ngời lập có đủ năng
lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đa ra phơng án đợc coi
là mới. Các phơng án đa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và kịp thời
chính xác.
a5) Phân tích lựa chọn phơng án
Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phơng án tốt nhất đòi hỏi các
nhà quản lý phải xây dựng đọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn.
Những chỉ tiêu này là các số liệu tính toán khoa học cùng với kinh nghiệm
và đã đợc thử nghiệm.
Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trờng kinh doanh hoặc
những yếu tố của môi trờng tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức. Dựa
trên tiêu chuẩn thống nhất này các phơng án đa ra ra đớco sánh đánh giá
trên phơng diện tính khả thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh
thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực
Phơng án tối u đợc lựa chọn không phải hẳn là phơng án thoả mãn
tất cả các yếu tố nói trên mà thờng đó là phơng án thoả mãn nhiều nhất
những yếu tố đó.
a6) Thể chế hoá kế hoạch.
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Từ phơng án tối u đợc lựa chọn các nhà quản lý sẽ đa vào thực tế
thông qua thể chế hoá. Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản pháp
quy để đảm bảo tính thực hiện. Qúa trình kế hoạch đi vào thực tế không
tránh khỏi sự phản ứng bất lợi và để đảm bảo việc thực hiện đợc thông suất
thì phải đảm bảo bằng công cụ pháp lý.
Thờng thì chủ thể lựa chọn phơng án tối u và chủ thể quyết định thể
chế hoá kế hoạch là đồng nhất. Nhng trong trờng hợp có sự khác nhau thì
đôi khi phơng án đợc thể chế hoá và phơng án lựa chọn đa ra là khác nhau.
Điều này phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của ngời quản lý.
b) Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp.
Để thực hiện đợc công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất
nhiều kế hoạch dới các hình thức khác nhau. Theo hình thức thể hiện thì
một doanh nghiệp thờng có những loại hình doanh nghiệp sau:
b1) Kế hoạch chiến lợc.
Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung
sau:
+ Quan điểm đờng lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức
+ Mục tiêu, mục đích của tổ chức
+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu.
Với những kế hoạch này thờng đợc quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo
cấp cao.
b2) Chính sách.
Chính sách là những hớng dẫn quy định về t duy và hành động khi ra
quyết định trong những hoạt động cơ bản. Một chính sách đa ra là để giải
quyết một vấn đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất định và
là loại kế hoạch sử dụng thờng xuyên. Một chính sách thờng mang những
đặc điểm sau:
+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng nh quan điểm của tổ chức. Chính
sách lơng cao, chính sách tuyển dụng là một trong nhiều chính sách đặc
trng của một doanh nghiệp.
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của
tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực
của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tợng quản lý.
+ Một chính sách đa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất th-
ờng xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết kiệm
thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực hiện cho
các vấn dề thờng xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết các vấn đề
lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn.
Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu
quả sẽ giải quyết đợc nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung
xây dựng những chính sách đặc trng cho tổ chức của mình.
b3) Thủ tục.
Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần. Thủ tục
đề ra một cách chính xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm theo
trình tự cụ thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt đợc mục tiêu cụ thể.
Chính vì có tính quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho nhà
quản lý.
b4) Quy tắc.
Cũng giống nh thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều đ-
ợc làm và không đợc làm. Nhng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó là
quy tấc không quy định trình tự công việc theo thời gian nh thủ tục.Có thể
coi thủ tục nh một dòng chuỗi các quy tắc nhng có những quy tắc không
nằm trong bất kỳ thủ tục nào. Ví dụ một doanh nghiệp đặt ra một quy tắc
đó là chỉ phát lơng vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trong tháng, điều đó
không nằm trong một thủ tục nào.
b5) Chơng trình.
Đó là một số những chính sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ
đợc giao. Các bớc tiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực hiện
những mục tiêu quan trọng mang tính đốc lập tơng đôí.
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Một đặc điểm về những mục tiêu của một chơng trình đó là nó mang
tính độc lập tơng đối và những mục tiêu u tiên. Những mục tiêu này chỉ đợc
chịu trách nhiệm ở một bộ phận nhng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ
phận khác nhau. Để thực hiện mục tiêu đó thì một chơng trình đòi hỏi huy
động nguồn lực lớn và đợc xác định phân bố cụ thể: Ai là ngời quản lý, ai
phối hợp, ngân sách nh thế nào và giới hạn thời gian thực thi.
Một chơng tình lớn thì bao gồm nhiều chơng trình nhỏ, hỗ trợ các
chơng trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phơng thức quản lý mới có
hiệu quả cao gọi là quản lý theo chơng trình mục tiêu. Phơng pháp quản lý
này đợc phát triển rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó phát huy tính sáng
tạo và chủ động của cấp dới.
b6) Ngân quỹ.
Là loại hình kế hoạch đợc lập với những nội dung về ngân sách hoặc
nội dung phi tiền tệ nh: lao động bất động sản nh ng đợc số hoá cụ thể. Có
nhiều loại hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một số loại ngân
quỹ mà các doanh nghiệp thờng phải sử dụng.
- Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho
năm ngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và đợc lấy từ những nguồn cụ
thể nào. Ngân quỹ tài chính bao gồm:
+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến
+ Bảng kê khai lu lợng tiền mặt
+ Bảng cân đối
- Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch
vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân
quỹ này bao gồm:
+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lợng hàng bán ra trong tơng lai
+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lợng
tiền đợc phân chia cho từng hoạt động đó.
+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lợng tiền mặt để chi tiêu cho những hoạt
động cụ thể.
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
+ Ngân quỹ đầu t xây dựng cơ bản: Thờng là rất lớn phục vu cho nhu
cầu phát triển lâu dài.
Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh
thu vì nó phụ thuộc vào giá cả thị trờng, một yếu tố luôn biến động.
Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức,
doanh nghiệp. Các kế hoạch đó mang tính độc lập tơng đối, nó độc lập vì đ-
ợc xây dựng để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhng lại hớng tới mục
tiêu tối đa của tổ chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng đợc đa ra bởi
một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này là tơng đối. Trong quá trình triển
khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để giảm
thiểu ảnh hởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trong từng kế
hoạch.
1.2.2 Tổ chức
Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm
thiết lập một hệ thống các vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao
cho các cá nhân và bộ phận đó phối hợp đợc với nhau thực hiện mục tiêu
hiệu quả nhất
1
.
Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế
hoạch, bao gồm các hoạt động:
+ Phân tích chiến lợc, mục tiêu chiến lợc của tổ chức rồi phân chia
các hoạt động của tổ chức thành các loại hoạt động chuyên môn hoá. Từ đó
chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động nói trên.
+ Xác lập vị trí các cá nhân và mối quan hệ giữa họ tức là xác lập cơ
chế làm việc, hình thành cơ cấu bộ máy và đợc đảm bảo bằng nhân lực cho
hoạt động.
Việc tổ chức là do các nhà lãnh đạo, quản lý quyết định nhng cũng
phải dựa trên những cơ sở khoa học, những thuộc tính cơ bản và nguyên tắc
riêng có của tổ chức.
a) Các thuộc tính cơ bản của tổ chức.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ
chức phải nh thế nào, mang những yếu tố gì?
a1) Chuyên môn hoá theo chiều ngang.
Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các
phòng ban , các bộ phận, các khâu của quản lý trong tổ chức .
Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là:
+ Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo
kĩ thuật.
+ Theo chức năng quản lý, theo sản phẩm, khách hàng và thị trờng.
+ Cũng có thể phân chia trên cơ sở sự hợp nhóm các hoạt động có
mối quan hệ gần gũi.
Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ bộ
phận trong tổ chức tơng đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ phận
chịu trách nhiệm quản lý một lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc mảng thị tr-
ờng, khách hàng chủ yếu của thị trờng, doanh nghiệp.
a2) Chuyên môn hoá theo chiều dọc
Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho
từng cấp quản lý từ trên xuống dới trong tổ chức. Kết quả thu đợc là một cơ
cấu với một thủ trởng cấp cao duy nhất. Không có hoặc tồn tại ít cấp quản
lý ngang hàng với nhau.
Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức
năng và nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những ngời cụ thể đợc xác
định.
Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất .Ai
kiểm tra ai? Ai là ngời báo cáo đã đ ợc xác định cụ thể rõ ràng.
Các quyết định đa ra đợc tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh.
Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo
chiều dọc là cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy
nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyền bảo thủ.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét